“Darf ich das überhaupt eingeben?” Diese Frage bekomme ich in praktisch jedem KI-Coaching mindestens einmal gestellt. Die kurze Antwort: Es kommt darauf an, welche Daten Sie eingeben und welche Version von ChatGPT Sie nutzen. Die lange Antwort folgt hier.
Das Grundproblem: Wo landen Ihre Eingaben?
Wenn Sie Text in die kostenlose oder Plus-Version von ChatGPT eingeben, verarbeitet OpenAI diese Daten auf eigenen Servern in den USA. Für allgemeine Textaufgaben wie Formulierungshilfe, einen Blogrohtext oder Recherche zu einem öffentlich bekannten Thema ist das unproblematisch. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, ändert sich die Lage.
Für Unternehmen mit Kundendaten gilt als Grundregel: Keine Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Vertragsdetails, Gesundheitsdaten oder sonstige personenbezogenen Informationen in die Standard-ChatGPT-Oberfläche eingeben. Das gilt unabhängig davon, ob die Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern stammen.
Was tatsächlich unproblematisch ist
Nicht jede Texteingabe ist ein DSGVO-Risiko. Folgendes können Sie bedenkenlos eingeben:
- Allgemeine Formulierungshilfen ohne konkrete Namen (“Schreibe eine freundliche Antwort auf eine Terminanfrage”)
- Anonymisierte Beispiele (“Ein Kunde fragt nach den Lieferzeiten für Produkt X”)
- Öffentlich verfügbare Informationen, etwa zu Gesetzestexten oder Branchenstandards
- Eigene Geschäftstexte ohne Kundenbezug, z. B. interne Prozessbeschreibungen
Wann ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig wird
Sobald Sie personenbezogene Daten systematisch über eine KI-Schnittstelle verarbeiten lassen, etwa bei automatisierten Antworten im Kundensupport über die API, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter. OpenAI bietet für Business- und Enterprise-Kunden entsprechende Verträge an, die kostenlose Consumer-Version von ChatGPT dagegen nicht.
Für Unternehmen, die KI in Geschäftsprozesse mit Kundendaten einbinden wollen, empfehle ich grundsätzlich eine Business- oder API-Lösung mit AVV - nicht die private ChatGPT-Anmeldung eines Mitarbeiters.
Praktische Einstellungen, die helfen
In den ChatGPT-Einstellungen lässt sich die Verwendung von Chatverläufen fürs Training deaktivieren (“Verlauf und Training” ausschalten). Das verhindert, dass Ihre Eingaben zum Training künftiger Modelle verwendet werden - ersetzt aber nicht die Grundregel, keine personenbezogenen Daten einzugeben. Die Datenverarbeitung selbst findet trotzdem statt.
Die drei Fragen vor jeder Eingabe
Bevor ein Mitarbeiter etwas in ein KI-Tool eingibt, sollten drei Fragen geklärt sein:
- Enthält der Text personenbezogene Daten von Kunden, Mitarbeitern oder Dritten?
- Nutzen wir eine Version mit AVV, oder die private/kostenlose Oberfläche?
- Wäre es ein Problem, wenn dieser Text öffentlich bekannt würde?
Wird eine dieser Fragen mit “Ja, das ist riskant” beantwortet, gehört der Text nicht in die Standard-Oberfläche.
Sicher einsteigen statt gar nicht einsteigen
Die DSGVO verbietet den Einsatz von KI nicht - sie verlangt nur, ihn bewusst zu gestalten. Genau diese Basis lege ich im KI-Coaching mit kleinen Unternehmen im Ruhrgebiet: die passende Lizenzform wählen und das Team auf klare Regeln einschwören, bevor der erste produktive Prompt geschrieben wird.